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SAP Ariba: Einkauf digitalisieren und Beschaffungsprozesse optimieren

Es ist 1996. Aus den Boxen dröhnt „Macarena“, der Nintendo 64 wird veröffentlicht und Bill Clinton als Präsident der Vereinigten Staaten wiedergewählt. Währenddessen gewinnt Mike Tyson den Weltmeistertitel im Schwergewicht und die Türkei tritt der EU-Zollregion bei. In genau jener Zeit wird auch das Unternehmen Ariba gegründet. Und nur wenige Jahre später erblickt das dazugehörige Ariba Network das Licht der Welt – ein äußerst zukunftsweisendes Konzept. Noch heute spielt dieses eine wichtige Rolle bei Einkaufs- und Beschaffungsprozessen eines Unternehmens. Schauen wir uns das alles daher genauer an.

In diesem Artikel erfahren Sie:

– was SAP Ariba ist
– welche Funktionen SAP Ariba bietet
– welche Vorteile eine digitale Beschaffung mit sich bringt

Gekommen, um zu revolutionieren

Zunächst stellt sich die Frage: Warum war das Ariba Network vor nunmehr 25 Jahren so revolutionär? Ganz einfach: Damit wurde der Einkaufs- und Beschaffungsprozess auf ein neues Level gehoben. Das bedeutet: Betriebe hatten nun die Möglichkeit, Dokumente, die es bislang nur in Papierform gab, wie etwa Bestellungen und Rechnungen, elektronisch abzulegen und zugleich von einem System zum anderen zu senden. Gleichzeitig eröffneten sich so neue Chancen der digitalen Kommunikation. Und damit wurde auch der Datenaustausch vorangetrieben und Unternehmen profitierten von vielen weiteren Vorteilen: So ließen sich durch die digitalen Versionen der Dokumente Zeit und Kosten sparen sowie die Ausgaben besser im Blick behalten.

Das Ariba Network heute

Im Laufe der Jahre entwickelte sich das Ariba Network stetig weiter, wurde um Funktionen erweitert und trägt auch aktuellen Entwicklungen Rechnung. Wir haben das Wichtigste zusammengefasst:

Cloud-Applikation: Ariba Network ist mittlerweile eine Cloud-Applikation, also ein Miet-Modell, und wurde in SAP Business Network umbenannt.

Lösung für den Einkauf: Unternehmen können damit all ihre Einkaufsaktivitäten vornehmen und an einem Ort bündeln.

Smartes Tool: Die Lösung hilft dabei, Vorschriften einzuhalten, Prozesse transparenter und Betriebe effizienter zu machen.

Mit SAP verknüpft: Ariba funktioniert zwar auch allein, so richtig rund wird das Ganze aber erst, wenn es mit einem ERP-System wie SAP verknüpft wird. So wird der Einkaufs- und Beschaffungsprozess auf ein neues Level gehoben.

SAP Ariba digitalisiert den gesamten Beschaffungsprozess – von der Lieferantensuche über Ausschreibungen bis zur Rechnungsbearbeitung.

Was ist SAP Ariba?

SAP Ariba ist eine cloudbasierte Lösung für den digitalen Einkauf und das Lieferantenmanagement. Unternehmen können damit Beschaffungsprozesse automatisieren, Lieferanten vernetzen und den gesamten Source-to-Pay-Prozess zentral steuern.

Vorteile von SAP Ariba

Automatisierte, schnellere Einkaufsprozesse

Höhere Transparenz

Digitales Lieferantenmanagement

Geringere Prozesskosten

Bessere Ausgabenkontrolle

Nahtlose SAP-Integration

Was bedeutet Source-to-Pay im Zusammenhang mit Ariba?

Source-to-Pay beschreibt den gesamten Beschaffungsprozess – von der Auswahl geeigneter Lieferanten über Ausschreibungen und Bestellungen bis hin zur Rechnungsprüfung und Bezahlung.

Die wichtigsten Einsatzbereiche von SAP Ariba

Strategischer Einkauf

– Lieferantenmanagement
– Lieferanten bewerten
– Stammdaten verwalten

Einkauf

– Bestellungen digital abwickeln
– Operative Beschaffung

Ausschreibungen

– Angebote vergleichen

Finanzwesen

– Rechnungsmanagement
– Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Compliance

– Freigabeprozesse

Ein Tool für alle Fälle

In Summe will Ariba bzw. SAP Business Network Unternehmen also zu mehr Transparenz, Widerstandsfähigkeit und Nachhaltigkeit verhelfen und sie dabei unterstützen, dass ihre Produkte zur richtigen Zeit bei den richtigen Kunden ankommen – und zwar mit den richtigen Handelspartnerinnen und Handelspartnern dazwischen. Und dabei deckt das Tool sowohl den strategischen als auch den operativen Bereich ab.

Während es beim strategischen Einkauf um Langfristiges sowie um Vorbereitungstätigkeiten, etwa Verträge oder Ausschreibungen, geht, versteht man unter dem operativen Einkauf Aktivitäten, die täglich anfallen. Oder anders ausgedrückt: Der strategische Einkauf bereitet vor, der operative Einkauf nutzt das Vorbereitete und geht in die Umsetzung. Auch „Maverick Buying“ wird damit eingedämmt. Darunter wird das eigenmächtige Einkaufen von Materialien und Dienstleistungen durch Abteilungen verstanden, die dies tun, ohne dabei die Einkaufsabteilung einzubeziehen. Eine in Österreich immer noch gängige Praxis. Ariba bzw. SAP Business Network, in Kombination mit Speziallösungen, motiviert Mitarbeitende dazu, weniger außerhalb des Systems zu bestellen und stattdessen auf eine Plattform zurückzugreifen.

Der virtuelle Marktplatz

Das Herzstück von Ariba bzw. SAP Business Network ist ein virtueller Marktplatz, an dem alle Protagonistinnen und Protagonisten, die in den Einkaufs- und Beschaffungsprozess involviert sind, zusammenkommen. Damit müssen sich Unternehmen nur noch auf einen Kanal konzentrieren, der das große Ganze abbildet. Das bedeutet: Hier werden Bestellungen versendet oder Auftragsbestätigungen empfangen, gleichzeitig können aber auch Verhandlungen geführt oder Rabatte gewährt werden.

Denn Beschaffung bedeutet ja nicht mehr nur, Materialien und Dienstleistungen zu erwerben, sondern es geht heutzutage um weitaus mehr, etwa um Spediteurs-Dienstleistungen oder um den Einsatz von Leiharbeitskräften. Ebenso spielt die Auswahl der richtigen Partner eine entscheidende Rolle – zum Beispiel in Hinblick auf das Risikomanagement. All das bildet das Tool ab, sodass es mittlerweile weit über das alleinige Übertragen von Daten hinausreicht. Ziel ist es, einen Einkaufsprozess zu ermöglichen, der weitgehend touchless ist, also möglichst wenige Berührungspunkte bzw. Mouse Clicks erfordert, somit das Einkaufspersonal entlastet und auf viel Automatisierung setzt.

Weitere Vorteile & Funktionen

Der virtuelle Marktplatz ist allerdings nicht der einzige Vorteil, den diese Lösung zu bieten hat. Mit SAP Ariba können Unternehmen Beschaffungsprozesse standardisieren, Durchlaufzeiten verkürzen und die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern. Gleichzeitig erhöht sich die Transparenz über Kosten und Einkaufsaktivitäten.
Ein paar weitere Pluspunkte sind folgende:

Kompatibilität

Das System lässt sich auch mit anderen Netzwerken verbinden, greift ein Kunde beispielsweise für seine Bestellungen auf eine andere Lösung zurück. Diesbezüglich werden die Möglichkeiten laufend ausgeweitet.

Einfachheit

Im Gegensatz zu anderen Systemen muss hierbei nicht jede Lieferantin bzw. jeder Lieferant einzeln angebunden werden, sondern man bindet sich als Käuferin bzw. Käufer einmal an und los geht’s. Die Kooperationsmöglichkeiten sind sodann vielfältig: So gibt es Partner, die sich ebenso anbinden oder solche, die das Netzwerk nur im Portal, also via Einloggen, nutzen. Nach wie vor ist es auch möglich, Belege aus der Plattform herauszufahren und sie dennoch als Mails zu verschicken.

Fortschrittlichkeit

Ariba bzw. SAP Business Network trägt aktuellen Entwicklungen, wie dem Lieferkettensorgfaltsplichtengesetz, Rechnung. In welchem Ausmaß dies genau schlagend werden wird, ist zwar noch ungewiss, aber die Voraussetzungen, um all dies zu berücksichtigen, wurden bereits geschaffen.

Künstliche Intelligenz

Dieses brandaktuelle Thema macht auch nicht vor Ariba bzw. SAP Business Network Halt. Aktuell gibt es bereits Lösungen, die gewisse Prozesse standardisieren oder benötigte Komponenten für ein bestimmtes Projekt vorschlagen. All das ist auch für das Risikomanagement förderlich.

Expansionsoptionen

Wer sich im Laufe der Zeit dazu entscheidet, weitere Module nutzen zu wollen, kann dies rasch umsetzen, denn die Cloud-Version gewährleistet eine einfache Erweiterung.

Schulungsaufwand

Durch die intuitive Bedienungsoberfläche und die vielen standardisierten Abläufe, vor allem in Kombination mit vorgefertigten Templates, verringert sich der Schulungsaufwand, wird in einem Unternehmen neues Einkaufspersonal eingestellt.

Wir helfen dem Kunden zunächst beim Bauen des Fundaments, aber für uns ist es auch immens wichtig, weiterhin hautnah dabei zu sein. Wir wollen Kunden dabei unterstützen, wenn sie wachsen und freuen uns, wenn wir später auf die gemeinsame Entwicklung zurückblicken können.

Gerhard Robausch

Line of Business Manager Logistics Services

Ariba & scc: unschlagbares Duo

Eine Frage, die sich nun förmlich aufdrängt, ist: Für welche Unternehmen eignet sich Ariba bzw. SAP Business Network besonders? Grundsätzlich werden Lizenzen erst ab einem bestimmten Einkaufsvolumen verkauft. Aber: Verallgemeinern lässt sich dies trotzdem nicht. Denn letztendlich hängt all das von mehreren Faktoren ab: von der Sparte und den Produkten, mit denen ein Unternehmen handelt, vom Abwägen der Kosten und des Nutzens und von strategischen Überlegungen, d.h. ob und in welcher Form der Einkauf in die IT-Welt gebracht werden soll. Und dann sind da auch noch die vielen Lizenzmodelle, die möglich sind, und die oft weiteres Kopfzerbrechen verursachen. Aber wenn Sie wollen, unterstützen wir Sie dabei, sowie beim gesamten Implementierungsprozess. Denn wir kennen uns nicht nur in puncto Strukturen bestens aus, sondern sind auch mit den Lizenzen vertraut.

So läuft ein digitaler Beschaffungsprozess mit SAP Ariba ab

Ein digitaler Beschaffungsprozess mit SAP Ariba verbindet alle Schritte – von der Bedarfsermittlung bis zur Rechnungsfreigabe – in einer zentralen Plattform. Dadurch werden manuelle Tätigkeiten reduziert, Abläufe beschleunigt und die Zusammenarbeit mit Lieferanten effizienter gestaltet.

Beispiel-Ablauf:
1. Bedarf erfassen
2. Lieferanten auswählen
3. Angebote einholen
4. Bestellung auslösen
5. Wareneingang erfassen
6. Rechnung prüfen und bezahlen

Unsere Vorgehensweise stützt sich auf:

Vorbereitung

Wir nehmen uns genügend Zeit für jedes Projekt. Zu Beginn stecken wir vor Ort alle Rahmenbedingungen ab, beantworten offene Fragen zur Cloud und zum Ablauf und erklären alles Technische und Funktionelle.

Expertise

Bei all unseren Umsetzungen profitieren wir, und damit auch Sie, von unserem großen Erfahrungsschatz, den wir durch etliche Projekte, mitsamt ihren Stolpersteinen, erworben haben.

Spezial-Lösungen

In der Cloud selbst lässt sich zwar nur geringfügig etwas anpassen, wir sind aber Profis in Sachen Schnittstellen und können dort jede Menge Zusatzlösungen für unterschiedliche Herausforderungen implementieren.

Humor

Wir sprechen nicht nur die Sprache des Einkaufs, sondern uns ist auch die menschliche Komponente immens wichtig. Unser Tun charakterisiert sich daher nicht nur durch Kompetenz, sondern auch Empathie und Humor.

Vorbereitung

Expertise

Bei all unseren Umsetzungen profitieren wir, und damit auch Sie, von unserem großen Erfahrungsschatz, den wir durch etliche Projekte, mitsamt ihren Stolpersteinen, erworben haben.

Spezial-Lösungen

Humor

Je nachdem, wie umfangreich das Projekt ist und wie die IT-Abteilung vor Ort aussieht, dauert die Umsetzung von im Schnitt drei bis vier Monaten bis hin zu einem Jahr. Und wir räumen dabei auch mit Vorurteilen auf, genauso wie wir Ängste nehmen – zum Beispiel in puncto Datenschutz. Fakt ist allerdings auch: Beim Großteil des österreichischen Mittelstands ist diese Entwicklung noch nicht angekommen, obwohl viele Einkäuferinnen und Einkäufer nach modernen Lösungen suchen. Wir beschreiten jedenfalls gerne mit Ihnen diesen spannenden Pfad hin zu einem Beschaffungsmanagement am Puls der Zeit.

Wie integriert sich SAP Ariba in bestehende SAP-Systeme?

SAP Ariba lässt sich mit SAP S/4HANA und weiteren SAP-Lösungen verbinden. Dadurch werden Stammdaten, Bestellungen und Rechnungen automatisiert zwischen den Systemen ausgetauscht.

Was uns, die scc, ausmacht? Wir sind nicht die, die bei einem Rodeo draußen sitzen im Publikum und alles nur still beobachten, sondern wir sind die, die auf der Kuh oben sitzen. Die, die mitspielen.

Günter Neunteufel

Senior Expert

FAQs - Häufig gestellte Fragen

Was ist SAP Ariba?

Was ist Source-to-Pay?

Source-to-Pay (S2P) bezeichnet den gesamten Beschaffungsprozess eines Unternehmens. Er umfasst die Lieferantenauswahl, Ausschreibungen, Bestellungen, den Wareneingang sowie die Rechnungsprüfung und Bezahlung und sorgt für einen durchgängigen digitalen Einkaufsprozess.

Welche Vorteile bietet SAP Ariba?

SAP Ariba automatisiert Einkaufsprozesse, verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und schafft mehr Transparenz über Ausgaben und Beschaffungsvorgänge. Dadurch können Unternehmen Kosten senken, Prozesse beschleunigen und die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien verbessern.

Für welche Unternehmen eignet sich SAP Ariba?

SAP Ariba eignet sich für mittelständische und große Unternehmen, die ihre Einkaufs- und Beschaffungsprozesse digitalisieren möchten. Besonders Unternehmen mit vielen Lieferanten oder internationalen Einkaufsprozessen profitieren von der zentralen Plattform.

Welche Prozesse können mit SAP Ariba digitalisiert werden?

Mit SAP Ariba lassen sich unter anderem Lieferantenmanagement, Ausschreibungen, Angebotsvergleiche, Bestellungen, Vertragsmanagement, Genehmigungsprozesse sowie Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung digital abbilden.

Was ist der Unterschied zwischen SAP Ariba und SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA ist das ERP-System von SAP und steuert zentrale Unternehmensprozesse wie Finanzen, Produktion, Vertrieb und Einkauf. SAP Ariba ist eine spezialisierte Cloud-Lösung für den Einkauf und das Lieferantenmanagement. Beide Lösungen ergänzen sich und können nahtlos zusammenarbeiten.

Kann SAP Ariba mit SAP S/4HANA integriert werden?

Ja. SAP Ariba lässt sich mit SAP S/4HANA integrieren, sodass Stammdaten, Bestellungen, Lieferanteninformationen und Rechnungen automatisch zwischen beiden Systemen ausgetauscht werden können. Dadurch entstehen durchgängige und effiziente Beschaffungsprozesse.

Wie unterstützt SAP Ariba das Lieferantenmanagement?

SAP Ariba ermöglicht die zentrale Verwaltung von Lieferanten, unterstützt bei der Bewertung ihrer Leistungen und vereinfacht die Kommunikation sowie den Austausch von Dokumenten. Dadurch können Unternehmen langfristige und transparente Lieferantenbeziehungen aufbauen.

Ist SAP Ariba eine Cloud-Lösung?

Ja. SAP Ariba wird als cloudbasierte Software (Software as a Service) bereitgestellt. Dadurch profitieren Unternehmen von regelmäßigen Updates, hoher Skalierbarkeit und einem ortsunabhängigen Zugriff auf die Plattform.

Wie läuft die Einführung von SAP Ariba ab?

Zu Beginn werden die bestehenden Einkaufsprozesse analysiert und die Projektziele definiert. Anschließend wird SAP Ariba an die Anforderungen des Unternehmens angepasst, in die bestehende Systemlandschaft integriert und nach Tests sowie Schulungen schrittweise eingeführt.

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