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Pionierarbeit in der Energiebranche: Wie die illwerke vkw den Umstieg auf S/4HANA erfolgreich geschafft haben

Manche Projekte werden lange aufgeschoben – bis der Moment kommt, an dem eine Entscheidung unumgänglich ist. Für viele Unternehmen ist das Ende des Supports für ECC R/3 im Jahr 2027 genau so ein Moment. Die Alternativen? Ein Extended Support mit Zusatzkosten bis 2030 oder individuelle Supportverträge. Keine dieser Optionen jedoch ist nachhaltig sinnvoll. Was also tun? Auch die illwerke vkw hatte den Wunsch, ein Systemupgrade durchzuführen. Das Ziel: Die vertraglichen und technologischen Rahmenbedingungen für eine zukunftsträchtige Systemlandschaft schaffen. Eine Migration auf eine moderne S/4HANA-Plattform war unumgänglich. Anstatt bis zur letzten Minute zu warten, entschieden sich die Verantwortlichen der illwerke vkw frühzeitig für eine zukunftsfähige Lösung. Gemeinsam mit scc übernahmen sie eine Pionierrolle in ihrer Branche.

Weil Warten für die illwerke vkw keine Option war

Während sich also viele Unternehmen noch unsicher waren, beschloss die illwerke vkw gemeinsam mit scc den Schritt nach vorn. Und das nicht irgendwann, sondern als einer der ersten Energieversorger in Österreich. Doch eine derartige Vorreiterrolle bringt Herausforderungen mit sich. Worauf mussten die illwerke vkw und scc also achten?

Technische Komplexität: Das bestehende System war individuell angepasst und musste nahtlos auf die neue Plattform migriert werden. Eigenentwicklungen und Schnittstellen stellten eine besondere Herausforderung dar.

Organisatorische Abstimmung: Parallel zur Migration liefen weitere strategische Projekte. Das machte eine sorgfältige Ressourcen- und Zeitplanung erforderlich.

Zusammenarbeit mit mehreren Partnern: Neben scc als Implementierungspartner war auch SAP als Softwareanbieter involviert. Zudem wurde mit der GISA GmbH ein weiterer Partner für spezifische Fragestellungen hinzugezogen.

Branchenlösung IS-U: Die Migration umfasste nicht nur das Kernsystem, sondern auch die speziell für Energieversorger entwickelte IS-U-Lösung von SAP. Dadurch wurde das Projekt besonders anspruchsvoll. Als eines der ersten Unternehmen, das diesen Schritt ging, konnte die illwerke vkw nicht auf bestehende Erfahrungswerte zurückgreifen.

In 3 Phasen zur Transformation

„Einfach updaten und weitermachen“ – es wäre schön, wenn das so einfach gehen würde. Doch eine SAP-Migration ist nicht mit einem Software-Update vergleichbar. Vielmehr ist es ein grundlegender Systemwechsel, der tief in die Geschäftsprozesse eingreift. Deshalb setzten die illwerke vkw und scc auf einen iterativen und methodischen Ansatz und teilten die Migration in 3 Phasen bzw. Runs ein.

Run 1:
Technische Analyse

Das Projekt startete im November 2022 mit einer umfassenden Analyse- und Orientierungsphase. Alle Beteiligten wollten – und mussten – bis ins kleinste Detail wissen, welche Herausforderungen mit der Umstellung auf S/4HANA auf die illwerke vkw zukommen. Einige wichtige Fragestellungen in dieser Phase waren unter anderem:
Welche Systeme und Prozesse sind betroffen?
Welche individuellen Programme und Applikationen müssen übernommen und damit eventuell adaptiert werden?
Wie sieht der generelle Migrationsfahrplan aus, um den laufenden Betrieb nicht zu gefährden?

Run 2:
Testphase

Nun startete eine sehr intensive und vor allem lange Testphase, in der das neue System auf Herz und Nieren geprüft wurde. Dabei galt es nicht nur, alle eingebundenen Systeme mitzutesten, sondern die gesamte Organisation – inklusive Tochterunternehmen – zu involvieren. In mehreren Schleifen wurde geplant, implementiert, getestet und überprüft, was gut läuft und wo es noch Komplikationen gibt. Und natürlich wurde versucht, das alles mit den branchenspezifisch und unternehmerisch wiederkehrenden Aufgaben in Einklang zu bringen. Denn schließlich müssen bei der Umstellung auf die neue S/4HANA-Plattform auch die Kunden-Abrechnungen oder der Jahresabschluss berücksichtigt werden.

Run 3:
Generalprobe und Go-Live

Der entscheidende Moment: Anfang Dezember 2024 erfolgte der Go-Live. Davor mussten allerdings alle Aktivitäten, die vorher wochen- und monatelang geplant und getestet wurden und später innerhalb eines Geschäftsjahres durchlaufen, innerhalb nur weniger Tage durchgespielt werden. Nach dieser erfolgreichen Generalprobe konnte das System endlich in den Live-Betrieb gehen. Dazu wurde ein Handbuch – ein Drehbuch, wenn man so will – erstellt, in dem genau definiert wurde, wer im Zuge der Umstellung welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Alle Tasks und Schritte müssen perfekt ineinandergreifen, um einen reibungslosen Go-Live und anschließenden Echtzeit-Betrieb zu gewährleisten.

Stefan Wilfinger

Head of SAP bei der illwerke vkw

Das Ergebnis dieser umfangreichen und detaillierten Vorgehensweise: ein reibungsloser Übergang, ohne große Komplikationen. Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit der Teams. Durch regelmäßige Retrospektiven konnten Erkenntnisse unmittelbar umgesetzt und der Prozess laufend optimiert werden. Viele kritische Aspekte wurden dadurch frühzeitig berücksichtigt.

Robert Ranftler

Projektmanager scc

Die Zusammenarbeit war auf Top-Niveau – fachlich und menschlich. Dieses Projekt hat gezeigt, wie wichtig Vertrauen, Respekt und eine klare Kommunikation für den Erfolg sind.

Das Ergebnis dieser umfangreichen und detaillierten Vorgehensweise: ein reibungsloser Übergang, ohne große Komplikationen. Ein zentraler Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit der Teams. Durch regelmäßige Retrospektiven konnten Erkenntnisse unmittelbar umgesetzt und der Prozess laufend optimiert werden. Viele kritische Aspekte wurden dadurch frühzeitig berücksichtigt.

Ergebnisse einer großartigen Zusammenarbeit

Die Migration auf S/4HANA wurde Anfang Dezember 2024 erfolgreich abgeschlossen, gefolgt von einer kurzen Hypercare-Phase zur Nachbetreuung. Doch was sind nun die zentralen Erfolge und Ergebnisse des Projekts?

Technische und prozessuale Optimierung: Die neue Plattform ermöglicht effizientere Abläufe und eine bessere Performance.

Stabile Systemumstellung: Trotz der hohen Komplexität gab es keine kritischen Ausfälle oder gravierenden Störungen.

Pionierarbeit am Markt: Die illwerke vkw gehört zu den ersten Energieversorgern in Österreich, die den Wechsel auf S/4HANA mit der IS-U-Lösung durchgeführt haben. Das Unternehmen wurde dadurch zum Vorreiter in der Branche und Anlaufpunkt für andere Marktteilnehmer.

Hohes Commitment und starke Zusammenarbeit: Die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen den Projektteams der illwerke vkw und scc wurde von allen Beteiligten als herausragend wahrgenommen.

Sind auch Sie bereit für die Zukunft?

Mit der erfolgreichen Migration ist die illwerke vkw nun bestens für die digitale Zukunft gerüstet. Das Unternehmen profitiert von einem modernen, zukunftssicheren System. Und die Transformationsreise ist noch nicht zu Ende: Neue Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekte sind bereits in Planung.

Stehen auch Sie vor der Umstellung auf S/4HANA? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt, die ersten Schritte zu machen. scc begleitet Sie dabei – damit Sie 2027 nicht vor der Uhr stehen, die abläuft.

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