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Mit SAP IBP zur Single Source of Truth: Zentrale Planungslösung für Greiner Packaging International

Die Anforderungen international tätiger Produktionsunternehmen an eine moderne Planungslösung liegen auf der Hand:

  • Mehrere Standorte über unterschiedliche Länder verteilt sollen möglichst effizient und zentralisiert zusammenarbeiten können.
  • Darüber hinaus braucht es eine übersichtliche Darstellung und Zusammenführung einer hohen Anzahl an Produkten.
  • Darauf aufbauend ist eine vorausschauende logistische und kapazitive Planung essenziell.
  • Effektives Supply Chain Management ist entscheidend für die Transparenz sowie die Kontrolle der gesamten Lieferkette – von der Rohstoff-Beschaffung über die Verwaltung des Bestands bis hin zur Koordination von Lieferanten und Händlern.

All das traf und trifft auch auf die Greiner Packaging International GmbH zu. Daher machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einem Tool zur Unterstützung dieser vielfältigen Planungsherausforderungen – in Kombination mit einem kompetenten Partner für die Abwicklung. Das erklärte Ziel: Das Sales & Operations Planning effizienter gestalten und auf ein höheres Niveau heben. Und diese Bestrebungen passen zum Produkt SAP IBP gleichermaßen wie zu uns als scc. Genau deshalb war für uns von vorneherein klar: Wir sind der richtige Partner für GPI und SAP IBP ist die perfekte Lösung für die Greiner Packaging International GmbH, die alle Anforderungen erfüllt. Die vielen Vorteile verdeutlichten wir in Gesprächen, Workshops und bei ersten praktischen Vorarbeiten, sodass auch die GPI innerhalb kürzester Zeit von einer Zusammenarbeit überzeugt war. 😊

Warum SAP IBP?

Bei SAP Integrated Business Planning handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung, die eine effiziente und verlässliche Unternehmensplanung ermöglicht. Mit der IBP können Verkaufsplanungen, Produktionsplanungen, Nachfrageprognosen, Beschaffungsplanungen und vieles mehr automatisiert umgesetzt werden. Dafür werden klassische Planungs- und Prognosefunktionen mit modernem Machine Learning kombiniert und basierend auf vorab definierte Kennzahlen und vorhandene Unternehmensdaten sorgt IBP schließlich für effiziente Planungen und faktenbasierte Entscheidungsgrundlagen. Die User:innen schätzen an der Cloudlösung darüber hinaus das ansprechende User Interface, die vielfältigen Möglichkeiten für kreative und informative Dashboards, die hochprofessionellen, managementtauglichen Auswertungen und die umfangreichen Möglichkeiten für Simulationen und What-if-Szenarien. SAP IBP sorgt in Summe damit für mehr Sichtweite in der Planung, schafft die Grundlage für aktives, antizipatives Handeln und reduziert reaktives Firefighting.

In 8 Monaten zu einem erfolgreichen, agilen und effizienten Planungstool

Aber kehren wir nun zurück zu unserer Zusammenarbeit mit GPI. Der offizielle Startschuss hierfür fiel im September 2022. Im ersten Schritt wurden die Möglichkeiten mit SAP IBP aufgezeigt und mit den Herausforderungen und Anforderungen der GPI in Einklang gebracht. Dazu zählte allen voran die Tatsache, dass die Lösung so implementiert werden musste, dass diese an allen Standorten – wenn auch vorerst nur in Österreich und der Schweiz eingesetzt – verwendet werden kann. Anstatt hohe Ausgaben durch die kurzfristige Anschaffung von Maschinen – um Produktionsspitzen bewerkstelligen zu können – meistern zu müssen, sollte eine gute Planung – auf Basis von historischen Daten, KI und anwenderfreundlichen Möglichkeiten, auf unterschiedlichen Aggregationsebenen Marktentwicklungs-Know-how einfließen lassen zu können – für zuverlässige Prognosen hinsichtlich Bedarfsmengen sorgen. Solche Forecasts, die dank Demand Planning (= Absatzplanung) erstellt werden können, bilden die Basis für die darauf aufbauende Beantwortung von wichtigen Fragen wie: Werden Maschinen in einen Engpass laufen? Müssen Vorkehrungen für das Outsourcen von Produktionen oder für Vorproduktionen getroffen werden? Ist es überhaupt möglich, die prognostizierten Mengen zu produzieren? Müssen dafür neue Maschinen angeschafft werden? Eine weitere Herausforderung bestand darin, die vielen unterschiedlichen Artikel und Produktausführungen übersichtlich in einem Planungssystem darzustellen und darüber hinaus auch deren historischen Verlauf abzubilden.

Insgesamt 8 Monate dauerte der gemeinsame Weg vom ersten Kick-Off-Meeting bis hin zum Go-Live Ende April. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, wurden laufend Abstimmungen durchgeführt. So fanden etwa wöchentliche Jour fixes statt und nach jeder Umsetzungsphase wurden Workshops mit allen Projektbeteiligten bei GPI organisiert, um die Neuerungen direkt im System durchzuspielen und notwendige Anpassungen unmittelbar vornehmen zu können. Sehr schnell nach Beginn der Zusammenarbeit setzten wir die besprochene Theorie direkt in die Praxis um. Wir entwickelten einen Prototyp, der über Wochen und Monate hinweg immer weiter angepasst und so optimal auf die Bedürfnisse der GPI zugeschnitten wurde. In einem abschließenden User Acceptance Test wurde die neue IBP-Lösung sodann von einem größeren Kreis an Stakeholder:innen seitens GPI auf Herz und Nieren hinsichtlich aller möglichen Prozesse und Use Cases geprüft. Ende April war es schließlich so weit: Der Go-Live ging über die Bühne. Und damit für uns ein absolutes Herzensprojekt zu Ende.
„Die Zusammenarbeit war geprägt von einer guten Kombination aus Kompetenz, Spaß und Motivation. Es herrschte durchgängig ein sehr gutes Arbeitsklima zwischen der scc und der GPI und man merkte, dass alle von Anfang an lösungsorientiert auf ein Ziel hinarbeiteten: Gemeinsam ein Tool zu implementieren, dass die S&OP Planung bei GPI auf eine neue Ebene hebt.“

Von Österreich und der Schweiz aus in die ganze Welt

Innerhalb der Greiner Packaging International GmbH dienten Österreich und die Schweiz als sogenannte Early Adopters. Deshalb waren neben Vertreter:innen von Greiner Packaging International auch vorwiegend Mitarbeiter:innen aus Österreich und aus der Schweiz in das Projekt federführend involviert. Die Anforderung lautete aber von Beginn an, mit dem System eine globale Single Source of Truth für alle Abteilungen und Standorte der GPI zu erreichen. Das bedeutet: Zukünftig soll jede:r Mitarbeiter:in aus jedem Land des Greiner-Netzwerkes auf dieselben Daten und Informationen in Echtzeit zugreifen, auf dem je nach Funktion zielführenden Aggregationslevel Anpassungen durchführen und Simulationen über mögliche Zukunftsszenarien hands-on durchspielen können. Zudem bieten flexibel einstellbare und optisch ansprechende Dashboards eine ideale Entscheidungsgrundlage in Review-Meetings und eine zielgerichtete Kommunikation innerhalb der Organisation. Derzeit finden bereits Rollouts in weiteren Niederlassungen der Greiner Packaging International GmbH – außerhalb von Österreich und der Schweiz – statt.
„Das Projekt verlief äußerst erfolgreich. Mit der scc als unserem umsetzungsstarken Partner konnten wir SAP IBP kosteneffizient und zügig implementieren. Trotz der anspruchsvollen Rahmenbedingungen hat die scc es geschafft, unsere Anforderungen im FMCG-Bereich vollständig zu erfüllen. Die gemeinsam entwickelte SAP IBP Lösung ermöglicht uns eine umfassende Transparenz entlang unserer Supply Chain und markiert somit den Beginn einer spannenden Weiterentwicklung.“

Einreichung für den SAP Quality Award 2023

Erfolgreiche Projekte gehören prämiert. Und genau deshalb haben wir gemeinsam mit der Greiner Packaging International GmbH die IBP-Implementierung als Erfolgsprojekt für den SAP Quality Award eingereicht. Ob wir zu den glücklichen Preisträgern zählen werden, wird erst in den nächsten Wochen entschieden. Was aber schon heute feststeht: Für alle Beteiligten war die gesamte Umsetzung vom Beginn bis zum Go-Live ein wahrhaftiges Erfolgsprojekt!
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