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Sichere Systeme – extern wie intern: Wie wir die Frequentis AG bei der SAP S/4HANA Conversion unterstützen durften

Ein straffer Zeitplan und neue Funktionen – das sind zwei Zutaten, die eine SAP-Conversion zu einer Herausforderung machen können. Und diese beiden Faktoren spielten auch bei einem unserer jüngsten Projekte eine Rolle. Das alles noch dazu in einer komplexen Branche, in der nichts dem Zufall überlassen bleibt. Doch wir bündelten die Kräfte und konnten letztendlich ein positives Resümee ziehen. Welches Unternehmen wir genau in welcher Form unterstützen durften und was das mit einem Spaceship zu tun hat, verraten wir Ihnen.

 

 

Ihr Metier: ausfallsichere Systeme

Berufliche E-Mails. Private Whatsapp-Nachrichten. Schilder, die uns den Weg weisen. Wir sind längst im Kommunikations-Zeitalter angekommen. Auf manche dieser Informationen könnten wir getrost verzichten, andere sind hingegen überlebenswichtig. Und in allen Bereichen, wo ausfallsichere Kommunikationssysteme gefragt sind – etwa für die Feuerwehr, Polizei, Rettung oder den Flugverkehr – finden sich Sicherheitslösungen von Frequentis AG.

Das Wiener Unternehmen ist Weltmarktführer im Bereich sicherheitskritischer Leitzentralen. Es entwickelt und liefert Hardware und Software, die besonders hohen Sicherheitsansprüchen gerecht wird. Der Sitz des Unternehmens befindet sich in Österreich, agiert wird allerdings weltweit. Daher entfallen auch 95 Prozent des Umsatzes auf Länder außerhalb Österreichs.

„For a safer world“ – so lautet der Claim des Konzerns. Und diese Philosophie spiegelt sich nicht nur im Produktsortiment wider, sondern in der DNA des gesamten Unternehmens. Deshalb wird auch ein besonderes Augenmerk auf moderne interne Systeme, wie betriebswirtschaftliche Software, gelegt. Sicherheit auf allen Ebenen also – extern wie intern. Kein Wunder, dass die Frequentis AG früh auf SAP setzte – nämlich schon im Jahr 1994.

Über die Jahre hinweg expandierte das Unternehmen und beschäftigt inzwischen 2.200 Mitarbeitende. Das SAP-System wuchs dabei stetig mit, stieß aber irgendwann an seine Grenzen. Und warum nun der Vergleich mit einem Spaceship? Nun, dazu kommen wir noch. Damals stand jedenfalls fest: Ein neues, verbessertes, modernes SAP ERP muss implementiert werden – SAP S/4HANA. Und unser scc-Team stand bereit.

Die SAP-Conversion im Schnelldurchlauf

Für das umfangreiche Vorhaben griffen wir auf eine Auswahl von SAP-Expert:innen der gesamten scc Unternehmensgruppe zurück, d.h. scc, Cross IT und HR Force – in Summe zehn Berater:innen aus den Bereichen Finance & Controlling, Materialwirtschaft, Vertrieb, Human Resources, Analytics, Conversion Services und Infrastruktur.

Zum Frequentis-Kernteam des Projekts zählten wiederum zwölf Mitarbeiter:innen aus der IT sowie zahlreiche Kolleginnen und Kollegen aus Fachbereichen wie Finance, Controlling, Procurement oder HR – für einzelne Spezialthemen. Das Projekt teilte sich in mehrere Abschnitte auf – wir wollen die wichtigsten davon skizzieren:
1
Roadmap:
Gestartet wurde mit einer Roadmap, die zwischen März und Oktober 2021 gemeinsam ausgearbeitet wurde. In diesem Vorprojekt lag der Fokus darauf, sich mit neuen Funktionen zu beschäftigen und wichtige Themenbereiche des ERPs sowie eingesetzte Lösungen und Prozesse zu analysieren. Ebenso galt es zu überprüfen, welcher Ansatz der sinnvollste ist. Schließlich fiel die Entscheidung auf eine Brownfield-Migration, also keine Neueinführung, sondern eine technische Konvertierung von ECC 6.0 auf S/4HANA – mit lediglich zwingend erforderlichen Systemadaptierungen.
2
Vorarbeiten:
Im nächsten Schritt führte die Frequentis AG mit unserer Unterstützung wichtige Vorarbeiten durch. So wurde etwa das alte ERP-System zunächst auf den neuesten Stand gebracht, es kam zu einer Umstellung auf Business Partner und es wurden einige kleinere Aktivitäten bewerkstelligt, wie eine Kostenrechnungskreis-Konsolidierung. Ebenso wurde die erste S/4HANA-Sandbox aufgesetzt. Ab April gab es somit bereits ein Testsystem zum Ausprobieren und besserem Einschätzen aller weiteren Schritte und Funktionen.
3
Projektstart:
Im Februar 2023 fand schließlich das Kick-Off-Meeting für die S/4HANA Conversion statt. Die Vorüberlegungen aus der Roadmap stellten dabei die Basis für den Projektumfang dar. In wöchentlichen Jour Fixes traf sich das Projekt-Kernteam, um sich über den Fortschritt auszutauschen und weitere geplante Aktivitäten zu besprechen.
4
Conversion Runs:
Insgesamt wurden drei SAP S/4HANA Conversion Runs am Testsystem durchgeführt. Der vierte Conversion Run war sodann zugleich der Echt-Lauf – und somit die Produktivsetzung des neuen S/4HANA-Systems.
5
Go-Live:
Der Go-Live fand schließlich am 18. November 2023 statt. Somit ist das neue System mittlerweile bereits knapp ein halbes Jahr im Einsatz.
6
Spezialfall Fiori:
Um User:innen nicht zu überfordern, entschied sich die Frequentis AG zudem dazu, ausgewählte SAP Fiori Apps für HCM bereits vor Projektbeginn zu aktivieren.

Die wichtigsten Projektziele für Frequentis

Hauptziel war die vollständige Migration der SAP-ECC-Lösung auf S/4HANA.

Damit einher gingen noch weitere Ziele:

1
Fokus auf die Durchführung notwendiger Anpassungen und auf mögliche „Quick-Wins“.
2
Komplexitätsreduktion im ERP durch Vereinfachung der Datenstrukturen (v.a. FI/CO)
3
Bereitstellung eines State-of-the-art-ERP als Basis für Nachfolgeprojekte und Upgrades
4
Erfolgreiche Umsetzung der definierten Vorprojekte gemäß des S/4HANA Readiness Checks
5
Ablöse obsoleter Funktionen durch äquivalente S/4HANA-Nachfolgelösungen
6
Schulen aller Anwender:innen bis zum Go-Live

Herausforderungen bis zu Tag X

Zu den größten Herausforderungen der SAP S/4HANA Conversion zählten dabei:
1
Strikter Zeitplan:
Die Einhaltung der straffen Projekt-Timeline hatte eine höhere Priorität als die Ausweitung des Projektumfanges, um auf wesentliche Milestones des Frequentis Business Rücksicht zu nehmen.
2
Nachfolgelösungen:
Gewisse Aspekte, wie etwa eine Funktion zur Abgrenzung der Erlöse von Wartungsverträgen werden von S/4HANA nicht mehr in derselben Art und Weise unterstützt. Hier galt es, Nachfolgelösungen zu finden bzw. eigene SAP-Module wie RAR zu integrieren. Ein weiteres Beispiel war die erforderliche Umstellung auf Business Partner.
3
Ressourcen:
Während einer solchen Umstellung muss der Normalbetrieb aufrechterhalten bleiben und darf nicht gestört werden – all dies galt es mit dem Team zu meistern.

Conversion gemeistert, Landung vollbracht

Das System ist nun seit knapp einem halben Jahr live und funktioniert einwandfrei – 24 Stunden am Tag. Das veranschlagte Budget konnte ebenso eingehalten werden bzw. es wurden sogar mehr Funktionalitäten umgesetzt als ursprünglich geplant. Die gute Zusammenarbeit, die perfekte Aufteilung und die interaktive Herangehensweise samt Conversion Runs waren für die Frequentis AG unter anderem wichtige Grundpfeiler auf dem Weg zum Erfolg. Oder, um es nun in den Bereich der Raumfahrt zu transferieren: Ein Spaceship benötigt ebenso einige Testflüge vorab. Beim ersten gibt’s meist noch größere Probleme, beim zweiten funktioniert das System hingegen schon besser, beim dritten sollte man dann schon bis zur Landung kommen, bevor im vierten schließlich alles reibungslos verläuft. Mit diesem Ansatz wurde das Projekt erfolgreich gemeistert.

Das Projekt konnte zur vollsten Zufriedenheit des Managements abgewickelt werden und alle waren vom reibungslosen Ablauf begeistert. Die Conversion Runs und die interaktive Herangehensweise waren Gold wert, weil es bei einer solchen Umstellung einfach so viele Themen gibt, die berücksichtigt werden müssen. Fiori als neue Oberfläche war durchaus eine Herausforderung und brauchte ein intensives Change-Management, um die User:innen bei dieser Umstellung zu unterstützen. Das User-Feedback zu Reaktionszeit und Performance, aufgrund der neuen HANA DB, war sehr gut – teilweise waren die ersten Anwender:innen ganz perplex, wie schnell die Berichte nun abrufbar sind. Auch die Bereinigung von offenen Posten etc. tat dem Ganzen gut – es ist nun alles aufgeräumter. Letztendlich waren es das Know-how und das Engagement der Fachbereiche sowie der scc-Berater:innen, welche das Projekt in der veranschlagten Zeit und in der hohen Qualität ermöglichten. Und benötigten wir kurzfristig mehr personelle Unterstützung seitens der scc-Unternehmensgruppe, so wurde uns diese stets zugesichert.

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